POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTERNATIONAL CALL CENTER S.A - ICC

Contenido
 

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsable del Documento

4. Términos y Definiciones

5. Identificación de la persona responsable

6. Principios

7. Generalidades para el tratamiento

8. Finalidades del tratamiento

9. Autorización

10. Derechos de la Persona Titular

11. Gestión de consultas y/o reclamos

12. Transferencia de información

13. Manejo de Cookies

14. Evaluación de impacto en la protección de información personal

15. Registro y Vigencia
    
     

1. Objetivo

Establecer las pautas y procedimientos para garantizar la protección, confidencialidad y seguridad de la información personal tratada por INTERNATIONAL CALL CENTER S.A., cumpliendo con los estándares establecidos en la ley colombiana.

 

2. Alcance

El campo de aplicación de esta política se circunscribe a todos los procedimientos que realicen las personas que prestan servicios en INTERNATIONAL CALL CENTER S.A., teniendo como foco especial aquellos procedimientos que impliquen el tratamiento de información personal.

 

3. Responsable del Documento

El Líder Legal de INTERNATIONAL CALL CENTER S.A. es el responsable de la aprobación técnica de este documento.

 

4. Términos y Definiciones

A efectos de facilitar la comprensión de esta política, se debe tener en cuenta lo siguiente:
 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que otorga la persona titular, a la persona responsable, para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
   

• Aviso de Privacidad: Comunicación que la persona responsable o encargada pondrá a disposición de la persona titular para indicarle las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables.
   

• Base de Datos: Conjunto organizado de información personal que es objeto de tratamiento, la cual es considerada, por la persona responsable, como información confidencial, reservada, privilegiada o secreto empresarial.
   

• Consulta: Derecho que tiene la persona titular de la información para consultar su información que reposa en la base de datos de la persona responsable y el tratamiento que ésta ha dado a su información.
   

• Cookies: Archivo de texto con datos que se guarda en el ordenador del usuario cuando visita la página web de ICC, o del CLIENTE ICC. Este archivo guarda fragmentos de información que un sitio web almacena en su dispositivo cuando es visitado por los usuarios de la página web.
   

• Cliente Efectivo: Es la persona con la que EL CLIENTE ICC tiene cerrado un acuerdo para la prestación de servicios o la venta de productos.
   

• Cliente ICC: Es la persona a la que INTERNATIONAL CALL CENTER S.A. presta servicios o vende productos.
   

• Cliente Potencial LEAD: Es la persona respecto de la cual INTERNATIONAL CALL CENTER S.A. tiene información porque han mostrado interés en sus productos o servicios, o de los CLIENTES ICC, y que, por tanto, tiene el potencial de convertirse en CLIENTE EFECTIVO.
   

• Evaluación de Impacto en la Protección de Información Personal (EIPIP): Proceso sistemático que tiene como objetivo identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados con el tratamiento de información personal. Este proceso asegura que el tratamiento de la información personal cumple con el régimen de protección de información personal y proteja los derechos y libertades de las personas involucradas.
   

• ICC: INTERNATIONAL CALL CENTER S.A.
   

• INFORMACIÓN PERSONAL: Cualquier información asociada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
   

• Información Personal Pública: Es la calificada como pública por la ley y toda aquella que no sea semiprivada, privada o sensible. Por tanto, se considera pública, entre otras, la información relativa al estado civil de las personas, profesión, oficio, calidad de comerciante o de persona servidora pública. Por su naturaleza, la información pública puede estar contenida, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o similares, en la web o perfiles de redes sociales.
   

• Información Personal Privada: Es la que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para la persona titular de la información y que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial competente o con la autorización de la persona titular.
   

• Información Personal Semiprivada: Es la que no se considera de naturaleza reservada ni tampoco pública, pero que se conoce o divulga dentro de un sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como los datos bancarios, financieros, crediticios y de actividades comerciales.
   

• Información Sensible: Es la que afecta, o puede afectar, la intimidad de la persona titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como puede ser la información de:

  • (i) Origen racial o étnico.

  • (ii) Orientación política.

  • (iii) Convicciones religiosas, filosóficas o similares.

  • (iv) Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o partidos políticos.

  • (v) Salud.

  • (vi) Vida sexual.

  • (vii) Datos biométricos (huella dactilar, la firma y la foto).
     

• Oficial de Protección de Información Personal: Es la persona designada en ICC para conocer todos los asuntos asociados al tratamiento de información personal, entre estos tendrá las funciones de vigilancia y control en la aplicación de esta política y el seguimiento de todas la consultas o reclamos.
   

• Persona Aliada: Persona que une esfuerzos con ICC para lograr un objetivo común, excluyendo una simple relación de prestación de servicios.
   

• Persona Contratista: Persona que ha sido contratada por ICC mediante el uso del contrato de prestación de servicios.
   

• Persona Encargada: Persona que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de información personal por cuenta de la persona responsable del tratamiento.

  • ICC tendrá esta condición, cuando preste servicios a EL CLIENTE ICC y así se pacta con él.

  • La PERSONA TRABAJADORA o la PERSONA CONTRATISTA de ICC tendrá esta condición cuando las funciones, para las cuales se contrató, implica el tratamiento de información personal.
     

• Persona Responsable: Quien decide sobre el tratamiento de la información personal. En este caso ICC.
   

• Persona Trabajadora: Persona que ha sido contratado por ICC mediante el uso de cualquier modalidad de contrato laboral.
   

• Persona Titular: Persona natural cuya información personal es objeto de tratamiento.
   

• Política de Tratamiento de Información Personal: Es este documento, el cual contiene el conjunto de principios, lineamientos y procedimientos establecidos por ICC para garantizar el adecuado tratamiento de la información personal. En adelante se hará mención como PTIP.
   

• Principios: Normas por las cuales ICC se regirá para garantizar el tratamiento de la información personal.
   

• Protocolo Externo: Conjunto de reglas, directrices y procedimientos específicos para regular y estandarizar el comportamiento y las acciones de la persona que trata información personal, en calidad de persona encargada, y que no tiene una vinculación con ICC mediante contrato laboral.
   

• Protocolo Interno: Conjunto de reglas, directrices y procedimientos específicos para regular y estandarizar el comportamiento y las acciones de la persona que trata información personal, en calidad de persona encargada, y que tiene una vinculación con ICC mediante contrato laboral.
   

• Régimen de Protección de Información Personal: Es la normativa que regula la protección de información personal en Colombia, como la Ley 1581 de 2012; los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014, 1074 de 2015; y/o el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio; así como también las que la complementen o modifiquen.
   

• Registro Nacional de Base de Datos (RNBD): Sistema público administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, diseñado para llevar un control y monitoreo de las bases de datos que manejan información personal en el país.
   

• Secreto Empresarial: Es la información contenida en la base de datos de ICC, o del CLIENTE ICC, y que, por tanto, no ha sido divulgada, ha sido adquirida de forma legítima, se usa en actividades productivas, industriales o comerciales y que es susceptible de transmitirse a terceros con los que ICC tiene relacionamiento.
   

• Tratamiento: Cualquier operación, o conjunto de operaciones, que se realice sobre la información personal, tales como, y sin limitarlos a estos, la recolección, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, cesión, circulación, corrección o supresión.
   

• Transferencia: Tiene lugar cuando ICC, y/o la persona encargada, envía la información personal a una persona receptora que, a su vez, se considera persona responsable del tratamiento. También se considerará transferencia cuando ICC recibe información personal de un responsable para que realice su tratamiento.
   

• Transmisión: Tratamiento de la información personal que implica la comunicación de esta con el propósito de que, la persona encargada, la trate por cuenta de la persona responsable.
   

• Usuario Web: Cualquier persona que accede y utiliza los servicios, funcionalidades, o contenidos de la página web de ICC o de el CLIENTE ICC. El usuario puede interactuar con la página web de diversas maneras, desde simplemente navegar y consumir contenido hasta realizar acciones más interactivas, como registrarse, iniciar sesión, realizar compras, comentar, o compartir contenido.
  
   

5. Identificación de la persona responsable

International Call Center S.A., sociedad anónima identificada con el NIT 901.633.056-7, registrada en la Cámara de Comercio del Huila bajo la matrícula mercantil 390583, con domicilio en la Carrera 21 No. 25 – 52 Sur, Apartamento 11-04 Torre 3 en la ciudad de Neiva, Huila, Colombia.
 

Además de los datos mencionados, ICC se puede contactar a través del teléfono móvil +57 3115427029 y del correo electrónico notificaciones@iccinternacional.com

 

6. Principios

• Legalidad: El tratamiento de información personal que hará ICC se ajustará a las disposiciones vigentes y aplicables por el régimen de protección de información personal.
   

• Finalidad: El tratamiento de información personal obedecerá a las finalidades establecidas en la PTIP.
   

• Libertad: El tratamiento de información personal sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada de la persona titular. La información personal no podrá ser obtenida o divulgada sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
   

• Veracidad o Calidad: La información personal debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; en este sentido no se tratará información parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan a error.
   

• Transparencia: Se garantizará el derecho de la persona titular a obtener, de parte de ICC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de información que le concierne.
   

• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de información personal se encuentra sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por la persona titular y/o por las personas previstas en ley.
   

  Así, la información personal, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a la persona titular o terceros autorizados conforme a la ley.
   

• Seguridad: La información personal se tratará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   

• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de información personal que no tengan la naturaleza de información pública, deberán garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de información personal cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
   

• Privacidad: Siempre se mantendrá la confidencialidad y privacidad de la información personal que se encuentra almacenada en la base de datos con restricciones de acceso en cada caso y no disponibles al público.
  
   

7. Generalidades para el tratamiento

ICC atenderá de manera precisa los siguientes lineamientos para el tratamiento de la información personal:
 

• Solicitará autorización para el tratamiento a la persona titular, a más tardar al momento de la solicitud de su información personal y se abstendrá de tratar información sin la respectiva autorización. Esta autorización no se requerirá cuando:

  • Sea información pública.

  • Verse sobre una respuesta a un requerimiento de autoridad competente.

  • Cuando el tratamiento sea para casos de urgencia médica o sanitaria donde esté involucrada la persona titular.

  • Se trate por autorización legal.

    • Si la información personal ha sido recibida por ICC producto de una transmisión o transferencia, exigirá la entrega de la autorización otorgada por la persona titular y validará las finalidades para las cuales se autorizó el tratamiento, tratándola solamente para eso.
       

• Informará a la persona titular sobre el tratamiento y las finalidades a las que se someterá su información personal, como también los derechos que les asisten en virtud de la autorización otorgada.
   

• Preservará la información personal bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   

• Evitará el acceso y tratamiento de información personal a terceras personas no autorizadas, para lo cual:

  • Aplicará todas las medidas de control necesarias, las cuales son de obligatorio cumplimiento por las personas encargadas, trabajadoras, contratistas o aliadas.

  • Solamente se autorizará el tratamiento de información personal a personas con las que ICC tenga una relación contractual vigente.

  • Si la finalidad lo requiere:

    • Transmitirá información a la persona que tenga la condición de encargada de tratar la información por cuenta de ICC.

    • Transferirá la información a la persona receptora con la que ICC tenga una relación, quien a su vez tendrá la condición de responsable del tratamiento.

    • Transferirá la información a la persona aliada o proveedora de ICC para cumplir con objetivos contractuales o comerciales específicos.

    • Transferirá la información a autoridades competentes.

  • En los casos en que se transmita o transfiera la información a terceros, ICC se compromete a tomar todas las medidas pertinentes, que estén a su alcance, para que el tratamiento de la información personal, por parte de esos terceros, se realice en estricto cumplimiento del Régimen de Protección de Información Personal y esta PTIP.
    ​

• No tratará información sensible, salvo que sea estrictamente necesario y conforme a la ley colombiana. ICC advertirá a la persona titular, previamente y a efectos de otorgar o no la respectiva autorización para el tratamiento, que por tratarse de información sensible no está obligada a autorizar su tratamiento. En cualquier caso se precisará qué información es sensible y la finalidad del tratamiento.
   

• Tratará la información personal de menores de edad, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana, cuando sea estrictamente necesario para la prestación de servicios de ICC o los CLIENTES ICC, siempre con riguroso respeto al interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Para lo anterior, se requerirá autorización de su representante legal.
   

• Garantizará a la persona titular, en cualquier tiempo, el pleno ejercicio de sus derechos, en especial el derecho constitucional de conocer, actualizar y rectificar su información personal que se encuentra en bases de datos o archivos de ICC.
   

• Rectificará la información cuando se encuentre incompleta o sea incorrecta y/o cuando el titular lo solicite.
   

• Tramitará peticiones, quejas, consultas y/o reclamos de conformidad con el régimen de protección de información personal y este documento.
   

• Informará a la autoridad competente de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y se susciten riesgos en la administración de la información personal.
   

• Desempeñará el rol de persona encargada sujeta a las políticas e instrucciones establecidas por el CLIENTE ICC en virtud de lo pactado contractualmente. En los contratos se indicará la condición de ICC como encargado del tratamiento de la información personal a la que tenga acceso o que le sean proporcionados en el curso de la ejecución del contrato. En este caso, el CLIENTE ICC será considerado como responsable del tratamiento, con todas las obligaciones que esta posición implica. En caso de que el CLIENTE ICC no tenga una política de tratamiento de información personal, se aplicará la PTIP de ICC.
   

• La información será conservada, tratada y, por tanto, no suprimida de la base de datos durante: (i) El término que sea necesario para el desarrollo de las finalidades autorizadas o, (ii) Cumplidas las finalidades, durante el tiempo necesario para dar cumplimiento a requerimientos de autoridades competentes; Adicionalmente, (iii) Hasta cuando la persona titular solicite la revocatoria de la autorización.
  
   

8. Finalidades del tratamiento

ICC tratará la información personal de acuerdo a las siguientes finalidades:
 

• Prestación de servicios de Call Center:

  • Gestionar y responder a las consultas, quejas y solicitudes de clientes o potenciales clientes.

  • Proveer asistencia técnica a los usuarios sobre productos o servicios específicos.

  • Realizar campañas de marketing telefónico para promocionar productos o servicios de ICC, CLIENTE ICC o de terceros.

  • Transmitir la información a las personas encargadas que tengan la condición de aliados, contratistas, trabajadoras y/o proveedoras.
     

• Gestión y mejora de servicios:

  • Monitorear y evaluar la calidad de las llamadas y la atención proporcionada por los agentes para mejorar el servicio.

  • Utilizar grabaciones de llamadas para la formación y capacitación continua de las personas trabajadoras y/o contratistas.
     

• Análisis y segmentación de datos:

  • Analizar la información recopilada para obtener insights sobre las preferencias y comportamientos de clientes o potenciales clientes.

  • Clasificar los datos de los clientes o potenciales clientes en diferentes segmentos para realizar campañas de marketing más efectivas.

  • Crear perfiles detallados con preferencias de compra, comportamientos online, historial de transacciones, y otros similares.
     

• Venta de bases de datos:

  • Vender la base de datos a terceros interesados en adquirirla para sus propios fines comerciales.

  • Proveer la información de la base de datos a terceros para que puedan realizar sus propias campañas de marketing dirigidas.
     

• Transmisión y/o transferencia de información:

  • Transferir o transmitir información a personas que tengan la condición de personas encargadas, receptoras o responsables del tratamiento, sin límite geográfico.
     

• Cumplimiento legal:

  • Cumplir con las obligaciones legales y normativas en materia de protección de información personal.

  • Proveer información a las autoridades, cuando sea requerido por ley.

  • Procesar y presentar documentos necesarios para trámites legales.
     

• Mejoras en productos y servicios:

  • Utilizar la información para desarrollar y mejorar productos y servicios.

  • Personalizar la experiencia del usuario mediante el análisis de sus preferencias y comportamientos.
     

• Seguridad y protección de información:

  • Implementar medidas de seguridad para proteger la información personal de los clientes o potenciales clientes contra el acceso no autorizado, pérdida, o divulgación.

  • Garantizar la confidencialidad de la información personal tratada, cumpliendo con las normativas de protección de información aplicables.
     

• Administración interna:

  • Utilizar sistemas de gestión de relaciones con clientes para organizar y acceder eficientemente a la información personal, permitiendo una atención más personalizada y eficiente.

  • Generar reportes y análisis internos para mejorar la toma de decisiones y la planificación estratégica de servicios o venta de productos.

  • Facturar y gestionar financieramente la relación para llevar a cabo las actividades relacionadas con la cartera y/o contabilidad de ICC o el CLIENTE ICC, como la facturación de los servicios prestados, la gestión de pagos y el mantenimiento de registros contables.
     

• Relacionadas a la contratación laboral y civil:

  • Desarrollar el procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral o civil.

  • Realizar estudios internos sobre hábitos de personas trabajadoras y/o contratistas, para programas de bienestar corporativo.

  • Guardar soporte de la información de personas trabajadoras, pensionadas y/o contratistas (activos e inactivos).

  • Controlar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el Sistema General de Seguridad Social, garantizando el adecuado manejo de los aspectos relacionados y el bienestar social de las personas trabajadoras.

  • Publicar, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los programas, eventos, capacitaciones realizadas por ICC, en cumplimiento de sus actividades.

  • Cumplir con las obligaciones legales con cajas de compensación familiar, o similares, respecto de información personal de menores, para efectos de actividades de bienestar familiar y otras actividades.

  • Llevar a cabo los trámites internos para cumplir con los pagos a personas contratistas y proveedoras, con el fin de garantizar obligaciones contables y tributarias.

  • Mantener y publicar el directorio de ICC con el propósito de facilitar el contacto y la comunicación interna entre las personas de diferentes áreas, para promover una mayor colaboración y la eficiencia en todos los procesos de la organización.

  • Gestionar administrativamente los pagos, la emisión de certificados de ingresos y retenciones para personas naturales y jurídicas, para garantizar una adecuada gestión financiera.

  • Cumplir con las diferentes etapas contractuales en las relaciones entre personas contratistas y proveedoras, como la negociación de contratos y el seguimiento de cumplimiento de cláusulas y la gestión administrativa correspondiente.

  • Registrar la información personal en las bases de datos de ICC, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores para la formulación de políticas internas.

  • Enviar y/o consultar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

  • Emitir certificaciones contractuales, así como las solicitudes provenientes de los entes de control.

  • Soportar procesos de auditoría interna o externa.
    
     

9. Autorización

El tratamiento de información personal requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de la persona titular. Para esto, se atenderá lo siguiente:
 

9.1. Información para autorización. ICC informará a la persona titular, de manera previa, clara y expresa, sobre (i) El tratamiento al cual será sometida su información personal. (ii) El carácter de sensible de su información, en caso de ser procedente. (iii) La finalidad del tratamiento. (iv) Sus derechos respecto al tratamiento. (v) La identificación, dirección electrónica y el número teléfono de contacto de ICC.

Esta información se pondrá en conocimiento del titular, así:

• En https://www.iccinternacional.com/ estará disponible esta política.

• ICC tendrá un aviso de privacidad general, que se publicará en https://www.iccinternacional.com/

• Cuando se utilicen herramientas de mensajería instantánea, antes de obtener la información personal, se enviará el enlace al aviso de privacidad como mensaje.

• Si la persona titular tiene la condición de persona trabajadora, proveedora, contratista y/o aliada, se informará en el documento mediante el cual se formalice la relación contractual.
   

9.2. Autorización. Una vez esté informada por los anteriores mecanismos, la persona titular dará su autorización, así:

• Al ingresar a la página web https://www.iccinternacional.com/, mediante la aceptación de esta política de privacidad y previa exhibición del aviso de privacidad.

• Mediante documento específico que contenga la autorización.

• Mediante la suscripción del respectivo documento con el cual se formalice la relación contractual.
   

Parágrafo. Si ICC accede a información personal no solicitada por ICC, sin la autorización previa y expresa de la persona titular, se entiende que con el suministro de la información se ha otorgado la autorización para el tratamiento su información. A pesar de esto y posteriormente, ICC enviará el aviso de privacidad y solicitará la autorización.
 

9.3. Prueba de la autorización. La autorización emitida se conservará usando las medidas necesarias, mediante el almacenamiento que corresponda.
 

9.4. Revocatoria de la autorización. La persona titular puede revocar la autorización que ha dado en cualquier momento. Para lo anterior, se procederá así:

• La persona titular deberá elevar un reclamo a ICC mediante el procedimiento que se establece en el apartado XI de esta PTIP.

• En la solicitud deberá indicar si la revocatoria es total, lo que incluye la totalidad de las finalidades autorizadas inicialmente, o si es parcial, por referirse a algunas de esas finalidades.

• Si la revocatoria es parcial, deberá indicar la finalidad con la cual no está conforme, con el propósito de que se mantenga activo las finalidades autorizadas con las que la persona titular esté de acuerdo.

• ICC podrá negar la solicitud de revocatoria si:

  • La persona titular tiene el deber legal de permanecer en la base de datos.

  • No sea posible efectuar la eliminación de la información por orden de autoridad competente.

  • La información es necesaria para proteger los intereses jurídicamente tutelados de la persona titular o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular.

• La revocatoria implica la supresión de la información de la base de datos.
  
   

10. Derechos de la Persona Titular

La persona titular de la información personal tiene los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar su información personal.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ICC.

• Consultar y recibir información respecto al tratamiento que ICC le ha dado a su información personal.

• Elevar reclamo a ICC para obtener la corrección, actualización o supresión de la información que repose en su base de datos.

• Acudir ante las autoridades, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen de Protección de Información Personal. Para esto, previamente deberá realizar la consulta o reclamo ante ICC.

• Abstenerse de responder las preguntas sobre información sensible. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
  
   

11. Gestión de consultas y/o reclamos

Para materializar el derecho de la persona titular de realizar consultas o reclamos a ICC, se procederá de la siguiente manera:

• Deberá presentarse mediante el correo electrónico experiencia.sac@iccinternacional.com

• Precisar la siguiente información:

  • Nombres y apellidos.

  • Indicar si se trata de una consulta o reclamo.

  • Dirección de correo electrónico para contestar.

  • Número telefónico de contacto.

  • Adjuntar soporte de la identificación personal.

• De la consulta o reclamos se deberá informar a la persona que ejerza como Oficial de Protección de Información Personal, quien será responsable de gestionarlas.

• Si la consulta o reclamo no es claro o está incompleto, ICC requerirá a la persona titular, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del correo electrónico, para que subsane las fallas. Si transcurren 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que la persona titular presente la información requerida, ICC entenderá que se ha desistido de la consulta o reclamo.

• Si la consulta o reclamo está completo, ICC incluirá en su base de datos una anotación que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, la cual mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

• ICC atenderá la consulta o reclamo en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, ICC informará a la persona titular los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  
   

12. Transferencia de información

12.1. Cuando ICC transfiera información personal a la persona receptora, se deberá suscribir un documento donde consten las circunstancias en las que se realiza la transmisión, en especial las siguientes:

• Alcance del tratamiento.

• Actividades que la persona receptora realizará.

• La condición de responsable del tratamiento que asume la persona receptora.

• Las obligaciones de la persona receptora, en especial:

  • a. Cumplir la PTIP de ICC.

  • b. Salvaguardar la seguridad de la información personal, fuentes de datos y repositorios que la contengan.

  • c. Mantener la confidencialidad en el tratamiento de la información personal, incluso la información histórica.
     

Lo anterior se hará también cuando ICC recibe información personal por transferencia.
 

12.2. ICC podrá realizar transferencias internacionales de información personal, siempre observando y manteniendo la confidencialidad de la misma. ICC tomará las medidas necesarias para que los terceros involucrados conozcan y se comprometan a cumplir con esta PTIP.

 

13. Manejo de Cookies

ICC utiliza las cookies para recopilar información sobre las personas que visitan su página web (USUARIO WEB), o la del CLIENTE ICC, siendo posible que cada USUARIO WEB configure su dispositivo para que le avise cada vez que se envíe una cookie o desactive todas las cookies, a través de la configuración de su navegador. Si se desactivan las cookies, es posible que no se pueda acceder a muchas características que mejoran la experiencia como visitante del sitio web y que algunos de los servicios ofrecidos por ICC, o el CLIENTE ICC, no funcionen correctamente.
 

ICC, en su página https://iccinternacional.com, tendrá las siguientes políticas relacionadas con cookies:

• Detención de cookies: ICC detendrá todas las cookies y rastreadores, hasta obtener un consentimiento claro y explícito por parte del USUARIO WEB.

• Transparencia: Mostrar de manera clara y comprensible al USUARIO WEB todas las cookies y rastreadores que operan en su web, permitiendo una decisión informada sobre su consentimiento o rechazo al iniciar la navegación.

• Consentimiento voluntario: El consentimiento debe ser otorgado de manera voluntaria y nunca debe estar condicionado al uso de un servicio. El USUARIO WEB debe tener la opción de aceptar o rechazar las cookies sin repercusiones negativas, más allá de la imposibilidad de acceder a determinadas funcionalidades del sitio web.

• Protección de datos: ICC será responsable de proteger los datos del USUARIO WEB, conociendo las terceras partes presentes en el sitio web.
   

Las cookies que se manejan en la página de ICC se agrupan en las siguientes categorías:

• Estrictamente necesarias para la correcta operación de la página.

• De rendimiento.

• Funcionales.

• De publicidad.

• De preferencias.
   

Además, ICC mencionará la posibilidad de recibir publicidad personalizada de terceros y la forma en que podrá desactivarla. También se destacará que, como USUARIO WEB registrado en la página de ICC, o del CLIENTE ICC, puede recibir comunicaciones personalizadas y ajustar sus preferencias en cualquier momento.

 

14. Evaluación de impacto en la protección de información personal

Cuando la Dirección de ICC lo considere adecuado, se realizará una evaluación de impacto en la protección de la información personal tratada por ICC, la cual tendrá por objetivo identificar y mitigar los riesgos asociados con el tratamiento de información personal, asegurando que dicho tratamiento cumpla con el régimen de protección de información personal, respetando los derechos y libertades de los titulares de los datos.
 

Esta evaluación tendrá, mínimo, lo siguiente:

• Descripción del tratamiento:

  • Contexto y propósito: Describir el contexto en el que se llevará a cabo el tratamiento de la información y las finalidades específicas.

  • Flujo de información: Documentar cómo se recopilan, utilizan, almacenan, comparten y eliminan los datos personales.

• Evaluación de necesidad y proporcionalidad:

  • Relevancia de la información: Evaluar si la información personal recopilada es necesaria y proporcional a las finalidades del tratamiento.

  • Base legal: Determinar la base legal para cada finalidad (consentimiento, cumplimiento de contrato, obligación legal, interés legítimo, etc.).

• Identificación de riesgos:

  • Riesgos para los derechos y libertades: Identificar los posibles riesgos para los derechos y libertades de los titulares de la información personal, como el riesgo de acceso no autorizado, pérdida de datos, uso indebido, etc.

• Medidas para mitigar los riesgos:

  • Controles de seguridad: Implementar medidas de seguridad para proteger la información (cifrado, control de acceso, anonimización, etc.).

  • Políticas y procedimientos: Establecer políticas y procedimientos para gestionar y minimizar los riesgos identificados.

• Consulta con las partes interesadas:

  • Stakeholders internos y externos: Consultar con los departamentos internos relevantes y, si es necesario, con los titulares de la información personal y otras partes interesadas.

  • Autoridades de protección de información: En algunos casos, puede ser necesario consultar con las autoridades de protección de información personal.
    
     

15. Registro y Vigencia

ICC procederá, en caso de estar obligado, a realizar el registro de las bases de datos que administre en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de Colombia.
 

Esta es la segunda versión de la PTIP, la cual entra en vigencia el 15 ago 2024 y reemplaza en su totalidad la primera versión expedida el 5 jul 2023.